AI-toolsregister voor je bedrijf: zo maak je het in een uur

👁 115 keer gelezen

Een AI-toolsregister is één overzicht waarin je bedrijf noteert welke AI-tools het gebruikt, wie ervoor verantwoordelijk is en welke categorieën gegevens erin worden verwerkt. De AI Act verplicht bedrijven die kant-en-klare chatbots en assistenten gebruiken niet expliciet om zo’n register bij te houden. Toch helpt een lijst je om zicht te houden op het gebruik van AI en om passende maatregelen te nemen. Hieronder vind je 10 velden, voorbeeldvermeldingen en een stappenplan waarmee je in een uur een eerste versie maakt.

Waarom een AI-toolsregister bijhouden?

Veel bedrijven weten niet hoeveel AI-tools ze gebruiken. Een chatbot is nog maar het begin: AI zit ook in kantoorsoftware, CRM-systemen, vertaaltools, grafische programma’s en sollicitatiesoftware. Een register helpt je vier zaken op een rij te zetten:

• AI-geletterdheid (artikel 4). De AI Act vraagt om rekening te houden met de context waarin AI-systemen worden gebruikt. Zonder een lijst met tools blijft een opleiding algemeen. Lees meer over artikel 4 van de AI Act.
• Transparantie (artikel 50). Het register laat zien welke tools afbeeldingen, video’s en audio voor publicatie genereren en waar een chatbot met klanten communiceert.
• Verboden praktijken (artikel 5). Als iemand een tool voor emotieherkenning bij werknemers toevoegt, valt dat meteen op.
• Hoog risico (artikel 6 en bijlage III). AI voor werving, kredietbeoordeling of onderwijs vraagt om een plan voor 2 december 2027. Lees meer over AI-systemen met een hoog risico.

10 velden voor je AI-toolsregister

Neem geen wachtwoorden, API-sleutels of klantdocumenten op in het register. Noteer waar afspraken en documentatie te vinden zijn en wie ervoor verantwoordelijk is; het register vervangt de documentatie van de aanbieder niet.

Een AI-toolsregister maken in een uur

De eerste versie hoeft niet perfect te zijn. Voor een bedrijf met enkele tientallen medewerkers kun je de 60 minuten als volgt verdelen:

1. Verzamel de lijst (20 min). Stel elke afdeling één vraag: „Welke AI-tools of AI-functies gebruik je op je werk, al is het maar één keer per maand?” Geef voorbeelden, zoals een assistent in kantoorsoftware, een vertaaltool, een afbeeldingsgenerator of AI-functies in een CRM-systeem. Vraag om voorbeelden zonder vertrouwelijke gegevens.
2. Voeg dubbele vermeldingen samen (10 min). „ChatGPT” dat door vijf mensen wordt genoemd, kan vijf verschillende accounts betekenen. Maak aparte vermeldingen voor verschillende versies, bijvoorbeeld een zakelijk account met overeenkomst en een persoonlijk account.
3. Noteer gegevens en rol (10 min). Leg voor elke tool vast welke gegevenscategorieën erin worden verwerkt en of je bedrijf de tool alleen gebruikt of onder eigen naam aanbiedt.
4. Beoordeel het risico (10 min). Markeer tools die inhoud voor publicatie maken (artikel 50), betrekking hebben op kandidaten of werknemers (mogelijk hoog risico) of niet gebruikt zouden mogen worden (artikel 5).
5. Wijs verantwoordelijken toe en noteer de datum (5 min). Wijs voor elke tool een rol aan die verantwoordelijk is voor de registervermelding.
6. Sla een versie op (5 min). Sla het bestand met een versienummer en datum op een plek op waar je op afstand bij kunt.

Voorbeelden van registervermeldingen

Drie fictieve vermeldingen voor een klein bureau, als voorbeeld van het gewenste detailniveau:

Veelgemaakte fouten bij een AI-toolsregister

• Alleen chatbots opnemen. AI-functies in software die het bedrijf eerder voor een ander doel kocht, blijven buiten beeld.
• Een melding aanzien voor goedkeuring. Dat een medewerker een tool heeft opgegeven, betekent niet dat het gebruik is goedgekeurd. Voeg een kolom toe met „goedgekeurd: ja/nee”.
• Persoonsgegevens in het register zetten. Noteer een categorie, zoals „contactgegevens van klanten”, en geen gegevens van specifieke personen.
• Geen controledatum noteren. Abonnementen en functies veranderen om de paar maanden. Zonder datum is een register na een halfjaar mogelijk verouderd.
• Het register ongebruikt laten. Een lijst die het team niet kent, helpt niet bij opleidingen. Verwijs ernaar in je beleid voor AI-gebruik.

Veelgestelde vragen over het AI-toolsregister

Is een AI-toolsregister verplicht?

Voor bedrijven die alleen kant-en-klare tools gebruiken, schrijft de AI Act geen register met zoveel woorden voor. Het is een praktische manier om vast te leggen welke tools je gebruikt en welke maatregelen je neemt op grond van artikel 4.

Wat is het verschil tussen een AI-toolsregister en de EU-databank voor AI-systemen met een hoog risico?

De EU-databank uit artikel 49 en artikel 71 van de AI Act is bedoeld voor de registratie van AI-systemen met een hoog risico door aanbieders en bepaalde gebruiksverantwoordelijken. Een intern AI-toolsregister is een bedrijfsdocument voor eigen overzicht.

In welk formaat houd je het register bij?

Een spreadsheet of CSV-bestand volstaat. Zorg voor een versienummer en datum en maak het bestand op afstand toegankelijk.

Hoe vaak moet je het register bijwerken?

Bij elke nieuwe tool en minstens eens per 6-12 maanden. Een goed moment is wanneer je de opleiding vernieuwt.

Wie houdt het register bij?

Wijs één persoon of rol aan, bijvoorbeeld een operationeel manager of iemand van IT. Afdelingen melden wijzigingen; de registerverantwoordelijke keurt ze goed.

// lees verderAI-beleid voor bedrijven: model in 10 punten en foutenHandleidingenGemini belt voortaan bedrijven voor je op zodat je niet in de wacht hoeftAI-toolsNSA, CISA en FBI beschuldigen zes Chinese AI-bedrijven van grootschalige modeldiefstalNieuws

Kinetyra